INBOX – Digitalisieren/Verwalten von Druckmedien

Entwurfreich GmbH

Konzeption / Design: Christoph Ptok

Wer würde nicht zustimmen, dass die zunehmende Verwendung digitaler Medien zu keiner erkennbaren Senkung im täglichen Papierverbrauch geführt hat? Ganz im Gegenteil hat sich der Verbrauch seit dem Aufstieg von PCs und Druckern im Jahre 1970 bis zum Beginn des Zeitalters von Smartphones und Tablets im Jahre 2007 fast versiebenfacht. Alleine in Deutschland sind im Jahre 2004 bis zu 800.000 Tonnen Administrationspapier verbraucht worden. Stapelt man diese in Form von 80g/m2 schweren DIN A4-Blättern, so entsteht ein 16.000 km hoher Papierturm. An dessen Fuße würde in 400km Höhe die internationale Raumstation ISS in der Umlaufbahn der Erde schweben.

Wann beginnt das papierlose Zeitalter?

Um ein papierloses Zeitalter einzuleiten, benötigen wir an erster Stelle die Möglichkeit, bereits existierende analoge Formate einfach und intuitiv in digitale Formate zu übersetzen. Aktuelle Lösungen zum Digitalisieren stellen eine eher komplizierte und schmerzhafte Erfahrung dar. Ein Aktenordner ist nach wie vor intuitiver und schneller in seiner Anwendung als bestehende digitale System. Dabei ist das Ablegen, Aufbewahren und Wiederfinden von Papierdokumenten in Aktenordnern zwar bewährt, aber dennoch ein Prozess der Disziplin und Eigenstrukturierung verlangt.

Das Problem besteht also nicht in dem Vorhandensein der richtigen Technologien, sondern vielmehr in der Tatsache, dass die Bedürfnisse der Konsumenten nicht richtig verstanden werden. Traditionelle Hersteller von Produkten an der Schnittstelle zwischen analogen und digitalen Dokumentenformaten suchen primär nach schrittweisen technologischen Verbesserungen. Sie stellen das Produktkonzept nicht in Frage und versuchen nicht, die Produkterfahrungen der Konsumenten grundsätzlich neu zu gestalten. Dabei zeigt gerade die Entwicklung digitaler Medien einen sicheren Weg auf, Informationen immer und überall verfügbar zu haben.

Auf Grund dieser Erkenntnisse, haben wir im Rahmen der Kooperation zwischen dem Industrial Designer Christoph Ptok und der Entwurfreich GmbH erforscht, wie ein innovativer Prozess zum Digitalisieren und Verwalten von Druckmedien aussehen kann.

Wie kann der Prozess des Digitalisieren vereinfacht werden?
Wie kann der Übergang zwischen analogen und digitalen Medien unterstützt werden?

Wir stellen vor: INBOX

INBOX ist ein Konzept für das 21. Jahrhundert an der Schnittstelle zwischen der analogen und digitalen Welt. Die Kombination aus Scanner, Aufbewahrungsbox und app-basiertem Interface ermöglicht einen einfachen Prozess der Dokumentenverwaltung.

Ablegen
In Sekunden lassen sich Dokumente unterschiedlichster Formate schnell und einfach scannen, ohne einen separaten Computer zu nutzen oder gesonderte Einstellungen vorzunehmen.

Aufbewahren
In der integrierten und austauschbaren Box werden die gescannten Papierdokumente sofort und nicht sichtbar verstaut. Eine digitale Kopie des Dokumentes wird mit Hilfe einer Texterkennungssoftware als durchsuchbare Datei lokal und auf einem geschützten Server gespeichert.

Organisieren
Mit der zugehörigen App, welche über eine automatische Filterfunktion verfügt, lassen sich die gescannten Dokumente jederzeit und schnell wiederfinden und verwalten.

INBOX beweist, dass es möglich ist, Innovationen in festgefahrenen und stagnierenden Märkten zu entwickeln. Durch die Analyse des Anwendungsszenarios, der Infragestellung existierender Produktkonzepte und der Reduktion auf Kernbedürfnisse, ist es möglich, einer Produktgruppe, die seit Jahren keine nennenswerten Fortschritte macht, neues Leben einzuhauchen.