Nordsachsen: Veränderung im öffentlichen Dienst Brandforce GmbH
Herausforderung.
Der Landkreis Nordsachsen ist einzigartig: Gelegen im Auenland von Elbe und Mulde, nahe verschiedener Naturparks bietet er einen hohen Freizeitwert. Doch demografischer Wandel und die regionale Nähe zu Leipzig und Halle entwickeln sich zum Problem. So gehört der Kreis laut Zukunftsatlas zu den gefährdeten Orten in Deutschland.
Hinzu kommt: Entstanden durch die Kreisreform 2008 aus den Kreisen Torgau, Delitzsch und Oschatz, identifizieren sich die Mitarbeitenden – organisiert in 24 Ämtern, Stabsstellen und stadteigenen Einrichtungen – zwar mit ihren Teams oder Ämtern, aber wenig mit dem Kreis oder ihrer Zugehörigkeit zum Landratsamt. Gleichzeitig besteht so gut wie keine Feedbackmöglichkeit, da es kaum Instrumente hierzu gibt. Hohe Fehlzeiten und hoher Krankenstand sind ernsthafte Probleme.
Um den Fortbestand und die Funktion des Landratsamts Nordsachsen für seine Bürger langfristig zu sichern und die Loyalität und Performance der Mitarbeitenden zu erhöhen, wurde im Rahmen der Zukunftsstrategie entschieden, dass dringende Veränderung nötig ist.
Aufgabe der Zusammenarbeit waren die Analyse und Erfassung des Ist-Zustands unter Identifikation der zentralen Werte, die Erstellung und nachhaltige Verankerung von Leitbild und starker Arbeitgebermarke sowie die Entwicklung von Maßnahmen zur Stärkung des internen Zusammenhalts und die Überarbeitung der zentralen Inhalte und Prozesse im Recruiting.
Unsere Antwort auf die Herausforderung: Ein Vier-Stufen-Plan
Phase 1: Analyse
Uns war es wichtig, die Menschen im Landratsamt nicht als Zahlen zu betrachten, sondern als Menschen auf Augenhöhe. Daher besuchten wir sie in den Büros, sprachen mit ihnen und lernten über ihre Probleme und Sorgen. Im Rahmen unserer Analyse sprachen wir mit etwa 500 Menschen vor Ort, mit rund 100 Mitarbeitenden in Workshops, mit allen 85 Führungskräften, und 65 in vertiefenden Telefoninterviews.
Phase 2: Strategie
Bereits in der ersten Phase wurde deutlich, wie wichtig der Kontakt vor Ort für den Erfolg des Projekts ist. Entsprechend erarbeiteten wir vor Ort erst im Kernteam, dann mit dem Leitungsgremium („Dezernentenrunde“) und schließlich mit allen 85 Führungskräften in ständiger Iteration ein neues Leitbild für eine moderne Verwaltung. Uns war wichtig, ein Leitbild zu erzeugen, das nicht als Papiertiger endet, sondern wirklich gelebt wird. Entsprechend bezogen wir alle Hierarchien und Funktionen in die Gestaltung mit ein. Gleichzeitig fingen wir an, die gesamte Employee-Journey gemeinsam zu überarbeiten und an das neue Leitbild anzupassen.
Phase 3: Ausarbeitung
Auf Basis und unter Einbeziehung des neuen Leitbilds entstand eine Komplettüberarbeitung der Candidate Journey. Neben neuen Stellenanzeigen (Beispiel auf der nächsten Seite) entstand ein neuer Onboarding-Prozess und im weiteren auch Feedback – immer unter Berücksichtigung der Wertschätzung, die sich die Mitarbeitenden und Bewerber:innen in unserer Studie wünschten. Unser Projekt wurde finanziert im Rahmen der Zukunftsstrategie des Landkreises Nordsachsen und damit zu Großteilen aus EU-Fördergeldern, Dies bedeutete, dass das Landratsamt in die Lage versetzt werden musste, alle Leistungen nach Abschluss unseres Projekts selbst zu erbringen. Hierfür veranstalteten wir z.B. Trainings oder stellten Schulungsunterlagen zusammen.
Phase 4: Implementierung
Im Rahmen unserer Gespräche, Workshops und Interviews wurde deutlich, dass am meisten folgende Themen vermisst wurden: Austausch zwischen den Ämtern, Transparenz, Feedbackmöglichkeiten und Wertschätzung für die Leistung des einzelnen. Daher musste auch die Implementierung auf diese Kernthemen einzahlen.
Aus der entwickelten Arbeitgebermarkenkampagne „Regionshelden“ leiteten wir verschiedene Maßnahmen auch zur Verstärkung der Wertschätzung untereinander. So entstanden etwa zur Führungskräftewerkstatt 2023 eine Vielzahl Videos, in denen Mitarbeitende mitteilten, warum ihr Vorgesetzter ein Regionsheld für Nordsachsen ist. Für den Launch konnte das Landratsamt außerdem einen langgehegten Wunsch vieler Mitarbeitenden erfüllen: Das erste Mitarbeitendenfest seit 5 Jahren. Aber auch die Implementierung des 360° Feedbacks unter Einbindung vieler Mitarbeitenden wurde sehr positiv aufgefasst.
Ergebnisse:
Das Landratsamt Nordsachsen hat sich auf den Weg gemacht und an vielen kleinen und großen Stellschrauben gedreht, um nicht nur eine moderne Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger in Nordsachsen bieten zu können, sondern auch seinen Mitarbeitenden einen lebenswerten und guten Arbeitsplatz.
Viele Indikationen sprechen für einen Erfolg des Projekts: Über 85% Anmeldungen für die Teilnahme am Mitarbeitendenfest, die Implementierung von 360° Feedbacks, in denen auch Mitarbeitende erstmalig ihren Vorgesetzten Feedback geben können – und auch Maßnahmen hieraus abgeleitet werden. Einzelne Beispiele für Bewerbungserfolge: Auf eine Anzeige, die lange offen war, gingen nach Umstellung auf das neue Design in kürzester Zeit über 40 Bewerbungen ein. Ferner sind die Recruiter auf einem aktuellen Stand und können selbst marktfähige Anzeigen schreiben oder Werbemittel erstellen. Und nicht zuletzt: allein durch die Einführung von Namensschildern ist der Zusammenhalt in den Ämtern deutlich angestiegen.
Natürlich liegt man nicht falsch, wenn man sagt, dass die Mühlen in deutschen Ämtern manchmal langsamer mahlen. Ein grundsätzlicher Erfolg kann und wird sich so erst langfristig einstellen.
